Welkom.
Fijn dat je er bent.

Dit is de Wiki van Live Impact. Alles wat je moet weten als je bij ons werkt of een project oppakt — wie we zijn, hoe we werken, welke tools we gebruiken en hoe de financiële kant in elkaar zit.

Nieuw? Lees het van voor naar achter. Al bekend? Gebruik de navigatie aan de linkerkant om snel te vinden wat je zoekt.

Vragen of iets dat hier nog ontbreekt? Meld het via Slack aan Robin.

Over Live Impact

Live Impact | Eventmarketing is het bedrijf van Philip Mulié en Robin Hensen. We maken zakelijke bijeenkomsten leuker — en daardoor effectiever. Dat doen we al sinds 2011, vanuit Den Bosch.

Het verhaal

Live Impact is in 2011 opgericht door Robin Hensen en Rolf Rienks. Ze kenden elkaar van bureau Arjan van Dijk, waar Rolf accountmanager was en Robin als interim-manager werkte voor All Events Group. De eigenaar van Libema wilde All Events Group overnemen en Robin en Rolf namen het bedrijf over.

In 2016 wordt Rolf ongeneeslijk ziek. In juli 2017 overlijdt hij. Philip Mulié — die zijn loopbaan ook begon bij de Arjan van Dijk Groep en daarna via ATP bij de club belandde — neemt de aandelen van Rolf over en is vanaf september 2017 mede-eigenaar van Live Impact.

Het team

Wat doen we?

We maken zakelijke bijeenkomsten leuker en effectiever. Vanuit de gedachte dat als een bijeenkomst als leuk wordt ervaren, deze ook effectiever zal zijn. Van kick-off tot personeelsfeest, van congres tot jubileum.

Meer weten? Kijk op live-impact.nl.

Hoe we werken

Als we met elkaar werken, is het fijn om te weten wat de verwachtingen zijn. Dit vinden we belangrijk.

Werken met collega's

Werken aan projecten

Aan de slag met een project

We hebben contact gehad, vinden elkaar leuk en je bent beschikbaar op de data dat we je hard nodig hebben. En dan? Een project doorloopt vijf fases, van het eerste gesprek tot en met de laatste factuur.

Werkproces

Als we een project aannemen, horen daar een aantal stappen bij. Beetje taaie stof, maar goed: let's go.

Overlegstructuur

Elk project kent, naast het reguliere overleg, drie verplichte overlegmomenten. De projectmanager plant en leidt ze alle drie.

Je eigen project-uren

Wij — en de klant — willen zo snel mogelijk weten waar we qua kosten aan toe zijn. Als duidelijk is hoe het project er uit ziet, maak je zo snel mogelijk een inschatting van het aantal uren. We komen dan in overleg een uur- of projectprijs overeen. Dit bedrag zet je in de calculatie.

Je houdt je eigen projecturen bij in Gripp. Doe dit elke week — zo hebben we altijd een actueel overzicht van de stand ten opzichte van de gecalculeerde uren.

Tools & communicatie

We zijn een modern bedrijf en maken gebruik van slimme technologie om efficiënt met collega's, leveranciers en klanten te communiceren. We maken bewust onderscheid tussen intern en extern.

Slack-groep met klant of leverancier

Je kunt ook samen met een klant of leverancier een Slack-groep aanmaken. Wil je dit? Vraag het even aan Robin.

Sjablonen & logo's

Om ervoor te zorgen dat alle communicatie er voor iedereen hetzelfde uitziet, werken we met sjablonen. Je gebruikt deze altijd. Je vindt de lege sjablonen in de Dropbox-mappen.

Logo's, merkbestanden en huisstijlelementen vind je ook in Dropbox. Gebruik altijd de meest recente versie.

Partners

Met sommige partijen werken we iets liever samen dan met andere. Dat komt omdat we ze kennen, zij precies weten hoe wij werken en we goede inkoopprijzen hebben kunnen afspreken. Bel deze partijen als eerste.

Facturen & declaraties

Facturen ontvangen van leveranciers

Als je een factuur ontvangt van een leverancier, controleer je eerst of deze overeenkomt met het bedrag in de calculatie.

Declaraties

Heb je kosten gemaakt voor een project die je wilt declareren? Gebruik het Excel-declaratiesjabloon dat je in Dropbox vindt.

Contracten

Contracten tot en met €5.000 mag je zelf doorlezen en ondertekenen. Contracten boven de €5.000 moeten worden ondertekend door File of Robin.

Een contract dat door File of Robin ondertekend moet worden, mail je naar hen toe. Zij checken op hoofdpunten of alles klopt en tekenen het vervolgens digitaal via SignRequest.

Na ondertekening ontvang je een mailtje van SignRequest met het getekende document als bijlage. Dat stuur je door naar de betreffende leverancier.

Betalingstermijnen

We betalen snel en keurig op tijd. Om te voorkomen dat er allerlei berichten over en weer gaan, houd je de volgende termijnen aan bij leveranciers:

Krijg je na 8 dagen van een bedrijf een betalingsherinnering? Dan kun je aangeven dat onze betalingstermijn 30 dagen is. De herinnering hoef je niet door te sturen naar iemand.

Uitvoer

Elke uitvoer is anders. Hieronder een aantal aandachtspunten die we altijd belangrijk vinden.

Crewcall

We starten de uitvoer altijd met een korte crewcall op locatie. Alle belangrijke koppen nog even samen bij elkaar voor de laatste vragen en wijzigingen.

Crewcatering

Vinden we mega-belangrijk. We zorgen goed voor de hardwerkende mensen. Goede crewcatering = gevarieerd, vers, voldoende bijgevuld, netjes opgeruimd. En: snoep.

Productiekit & porto's

Tijdens de opbouw en uitvoer werken we altijd met portofoons. Zo is iedereen goed en snel bereikbaar en weet iedereen van elkaar waar ze mee bezig zijn.

Bestel je de techniek bij Hoevenaars? Dan wordt de Live Impact Productiekit automatisch meegeleverd in de vrachtwagen. In de kit zitten 8 portofoons met oortjes, plus praktische spullen als paracetamol en ducktape. Na het evenement gaat de kit automatisch retour.

Werkt de techniek niet via Hoevenaars? Dan kun je portofoons bestellen via rsverhuur.nl.

Afhandeling van een project

Na het evenement sluiten we het project zo snel en netjes mogelijk af. De termijn is 14 dagen na de eventdatum.

Stap 1 — Calculatie afronden

Verzamel alle facturen die je hebt ontvangen en vul de bedragen in de derde kolom van de calculatie.

Stap 2 — Seintje voor de eindfactuur

Staan alle facturen in de calculatie? Geef dan een seintje aan de accountmanager via Slack. Die zorgt er dan voor dat de eindfactuur wordt gemaakt en naar de klant wordt verstuurd.

Stap 3 — Projectmap archiveren

De projectmap in Dropbox wordt gearchiveerd. Op naar de volgende klus!

Praktisch

Adres

Contactgegevens

Spiekbriefje

De belangrijkste regels op één rij: