Welkom.
Fijn dat je er bent.
Dit is de Wiki van Live Impact. Alles wat je moet weten als je bij ons werkt of een project oppakt β wie we zijn, hoe we werken, welke tools we gebruiken en hoe de financiΓ«le kant in elkaar zit.
Nieuw? Lees het van voor naar achter. Al bekend? Gebruik de navigatie aan de linkerkant om snel te vinden wat je zoekt.
Vragen of iets dat hier nog ontbreekt? Meld het via Slack aan Robin.
Over Live Impact
Live Impact | Eventmarketing is het bedrijf van Philip MuliΓ© en Robin Hensen. We maken zakelijke bijeenkomsten leuker β en daardoor effectiever. Dat doen we al sinds 2011, vanuit Den Bosch.
Het verhaal
Live Impact is in 2011 opgericht door Robin Hensen en Rolf Rienks. Ze kenden elkaar van bureau Arjan van Dijk, waar Rolf accountmanager was en Robin als interim-manager werkte voor All Events Group. De eigenaar van Libema wilde All Events Group overnemen en Robin en Rolf namen het bedrijf over.
In 2016 wordt Rolf ongeneeslijk ziek. In juli 2017 overlijdt hij. Philip MuliΓ© β die zijn loopbaan ook begon bij de Arjan van Dijk Groep en daarna via ATP bij de club belandde β neemt de aandelen van Rolf over en is vanaf september 2017 mede-eigenaar van Live Impact.
Het team
Robin Hensen
Creatie + eindbaas. Man van soul en funk, Jack Cola en frietje stoof. Maakt graag impact met mooie dingen. Vindt de verlichte dansvloer de slechtste uitvinding die een mens ooit heeft gedaan.
Philip MuliΓ©
Sales + eindbaas. Man van rituelen Γ©n contrasten. Muzikaal gaat zijn hart sneller kloppen van Oasis, maar droomt stiekem van een dag in de schoenen van TiΓ«sto. 's Nachts wakker te maken voor een kapsalon.
Anouk Staffhorst
Sales + partner. Vat vol verrassingen. Hotel California op repeat, zelfverklaard risottokoningin, en moeiteloos haar eigen nagelstylist tijdens niet-zo-leuke calls.
Ginny Rijksen
Productie. Perfectionist pur sang die zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is. Zwak voor pop en R&B, sushi en β jawel β Parapapapapaprika van JΓΌrgen Drews.
Jim van der Zanden
Creatief. Echte nineties kid met Pearl Jam eeuwig bovenaan zijn Spotify Wrapped. Bewijst dagelijks dat creativiteit en structuur wΓ©l samen kunnen gaan β in het werk Γ©n in de vaatwasser.
Wat doen we?
We maken zakelijke bijeenkomsten leuker en effectiever. Vanuit de gedachte dat als een bijeenkomst als leuk wordt ervaren, deze ook effectiever zal zijn. Van kick-off tot personeelsfeest, van congres tot jubileum.
Meer weten? Kijk op live-impact.nl.
Hoe we werken
Als we met elkaar werken, is het fijn om te weten wat de verwachtingen zijn. Dit vinden we belangrijk.
Werken met collega's
Werken aan projecten
Aan de slag met een project
We hebben contact gehad, vinden elkaar leuk en je bent beschikbaar op de data dat we je hard nodig hebben. En dan? Een project doorloopt vijf fases, van het eerste gesprek tot en met de laatste factuur.
Werkproces
Als we een project aannemen, horen daar een aantal stappen bij. Beetje taaie stof, maar goed: let's go.
Overlegstructuur
Elk project kent, naast het reguliere overleg, drie verplichte overlegmomenten. De projectmanager plant en leidt ze alle drie.
Kick-off
Bij voorkeur op kantoor in Den Bosch, of via video-call. Aanwezig: accountmanager + projectmanager. Indien noodzakelijk schuift de creatief aan.
Projectmanager maakt de afspraak.
Draaiboek-overleg
Enkele weken voor het evenement. We lopen met de klant door het draaiboek en de plattegrond en lossen losse eindjes op. Aanwezig: klant + accountmanager + projectmanager.
Projectmanager maakt de afspraak en leidt het overleg.
Productie-overleg
Enkele weken voor het evenement, met alle belangrijke leveranciers. We lopen samen door draaiboek en plattegrond. Aanwezig: alle leveranciers + accountmanager + projectmanager.
Projectmanager maakt de afspraak en leidt het overleg.
Je eigen project-uren
Wij β en de klant β willen zo snel mogelijk weten waar we qua kosten aan toe zijn. Als duidelijk is hoe het project er uit ziet, maak je zo snel mogelijk een inschatting van het aantal uren. We komen dan in overleg een uur- of projectprijs overeen. Dit bedrag zet je in de calculatie.
Je houdt je eigen projecturen bij in Gripp. Doe dit elke week β zo hebben we altijd een actueel overzicht van de stand ten opzichte van de gecalculeerde uren.
Belangrijk: als in de loop van het traject blijkt dat er meer of minder uren gemaakt worden (>10%), geef dit dan op tijd aan. Verwachtingen van de klant moeten we op tijd managen. Het geheim? Goed communiceren en geen verrassingen.
Tools & communicatie
We zijn een modern bedrijf en maken gebruik van slimme technologie om efficiΓ«nt met collega's, leveranciers en klanten te communiceren. We maken bewust onderscheid tussen intern en extern.
De gouden regel: interne communicatie (met collega's, binnen een project) gaat altijd via Slack. Externe communicatie (met klanten en leveranciers) gaat via Gmail. Zo blijft de informatiestroom transparant en ontstaan er geen honderd WhatsApp-groepjes.
Slack-groep met klant of leverancier
Je kunt ook samen met een klant of leverancier een Slack-groep aanmaken. Wil je dit? Vraag het even aan Robin.
Sjablonen & logo's
Om ervoor te zorgen dat alle communicatie er voor iedereen hetzelfde uitziet, werken we met sjablonen. Je gebruikt deze altijd. Je vindt de lege sjablonen in de Dropbox-mappen.
Draaiboek
Het draaiboek voor de uitvoer van het evenement. Bevat alle tijden, contacten en instructies.
Callsheet
Technische sheet per artiest of act. Aankomst, repetitie, kleedkamer, wifi-code, etc.
Declaraties
Excel-sjabloon voor het declareren van gemaakte kosten. Zie sectie Financieel voor de spelregels.
Overlegdocumenten
In de Dropbox-map vind je ook een mapje met overlegdocumenten (denk aan Tooler).
Logo's, merkbestanden en huisstijlelementen vind je ook in Dropbox. Gebruik altijd de meest recente versie.
Partners
Met sommige partijen werken we iets liever samen dan met andere. Dat komt omdat we ze kennen, zij precies weten hoe wij werken en we goede inkoopprijzen hebben kunnen afspreken. Bel deze partijen als eerste.
Drukwerk
Website, registratie & online
Techniek
Hostessen
Beveiliging
06 20738699
Facturen & declaraties
Facturen ontvangen van leveranciers
Als je een factuur ontvangt van een leverancier, controleer je eerst of deze overeenkomt met het bedrag in de calculatie.
Mail de factuur naar factuur@live-impact.nl. Het inkoopsysteem (DizzyData) leest automatisch alle gegevens en zet een betaling klaar. Je hoeft verder niets te doen β de factuur wordt betaald.
Let op: stuur de factuur altijd door vanuit je Live Impact mail. Het inkoopsysteem accepteert de factuur anders niet.
Let op: schrijf geen opmerkingen in de mail, zoals 'svp snel betalen'. Opmerkingen worden niet verwerkt in het systeem. Het systeem herkent ook bijlagen die in een mail zitten β je hoeft die dus niet apart te versturen. Is er iets aan de hand met een factuur? Meld het via Slack.
Declaraties
Heb je kosten gemaakt voor een project die je wilt declareren? Gebruik het Excel-declaratiesjabloon dat je in Dropbox vindt.
1. Gebruik het Excel declaratiesjabloon uit Dropbox.
2. Declareer altijd vΓ³Γ³r het einde van de maand, over diezelfde maand.
3. Stuur het ingevulde sjabloon naar factuur@live-impact.nl.
Contracten
Contracten tot en met β¬5.000 mag je zelf doorlezen en ondertekenen. Contracten boven de β¬5.000 moeten worden ondertekend door File of Robin.
Een contract dat door File of Robin ondertekend moet worden, mail je naar hen toe. Zij checken op hoofdpunten of alles klopt en tekenen het vervolgens digitaal via SignRequest.
Na ondertekening ontvang je een mailtje van SignRequest met het getekende document als bijlage. Dat stuur je door naar de betreffende leverancier.
Betalingstermijnen
We betalen snel en keurig op tijd. Om te voorkomen dat er allerlei berichten over en weer gaan, houd je de volgende termijnen aan bij leveranciers:
Freelancers
3 dagen
na ontvangst van de factuur.
Bedrijven
30 dagen
na ontvangst van de factuur.
Krijg je na 8 dagen van een bedrijf een betalingsherinnering? Dan kun je aangeven dat onze betalingstermijn 30 dagen is. De herinnering hoef je niet door te sturen naar iemand.
Uitvoer
Elke uitvoer is anders. Hieronder een aantal aandachtspunten die we altijd belangrijk vinden.
Crewcall
We starten de uitvoer altijd met een korte crewcall op locatie. Alle belangrijke koppen nog even samen bij elkaar voor de laatste vragen en wijzigingen.
Crewcatering
Vinden we mega-belangrijk. We zorgen goed voor de hardwerkende mensen. Goede crewcatering = gevarieerd, vers, voldoende bijgevuld, netjes opgeruimd. En: snoep.
Productiekit & porto's
Tijdens de opbouw en uitvoer werken we altijd met portofoons. Zo is iedereen goed en snel bereikbaar en weet iedereen van elkaar waar ze mee bezig zijn.
Bestel je de techniek bij Hoevenaars? Dan wordt de Live Impact Productiekit automatisch meegeleverd in de vrachtwagen. In de kit zitten 8 portofoons met oortjes, plus praktische spullen als paracetamol en ducktape. Na het evenement gaat de kit automatisch retour.
Merk je dat er iets op is in de productiekit? Meld het via Slack, zodat we het kunnen aanvullen voor de volgende productie.
Werkt de techniek niet via Hoevenaars? Dan kun je portofoons bestellen via rsverhuur.nl.
Afhandeling van een project
Na het evenement sluiten we het project zo snel en netjes mogelijk af. De termijn is 14 dagen na de eventdatum.
Stap 1 β Calculatie afronden
Verzamel alle facturen die je hebt ontvangen en vul de bedragen in de derde kolom van de calculatie.
Stap 2 β Seintje voor de eindfactuur
Staan alle facturen in de calculatie? Geef dan een seintje aan de accountmanager via Slack. Die zorgt er dan voor dat de eindfactuur wordt gemaakt en naar de klant wordt verstuurd.
Stap 3 β Projectmap archiveren
De projectmap in Dropbox wordt gearchiveerd. Op naar de volgende klus!
Termijn: 14 dagen na eventdatum. Prettig voor de klant en het zorgt ervoor dat iedereen snel zijn geld krijgt.
Praktisch
Adres
Live Impact Event Marketing
De Gruiterfabriek
Veemarktkade 8 (Ingang M)
5222 AE 's-Hertogenbosch
Contactgegevens
Telefoon
(085) 401 401 4
Facturen & declaraties
factuur@live-impact.nl
Algemeen
hello@live-impact.nl
KvK-nummer
511 573 65
Spiekbriefje
De belangrijkste regels op één rij: